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On parle souvent de projet international ou même de projet global. Ils concernent aujourd’hui la plupart des entreprises et peuvent être synonymes de casse-tête pour les chefs de projet. Il s’agit des projets qui doivent être gérés à partir de lieux mais aussi de pays différents et dans un environnement plurilingue.

Inutile de préciser que ces projets se révèlent stratégiques pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives. Il en va de soi. Comment peut on donc gérer des projets à l’international, quand il est déjà parfois difficile de mener à bien des projets localement ?

En respectant quelques règles de base, un projet international n’est pas plus compliqué que n’importe quel autre projet. Tout comme les projets réalisés à l’échelle nationale, deux choses sont essentielle : Planifier et organiser.

Une tour de Babel

Le plus gros défi des projets internationaux est sûrement la communication. Il est toujours beaucoup plus simple d’échanger avec ses collègues directement, « en live ». Ce luxe n’est cependant pas toujours possible lorsque l’on travaille sur des projets internationaux. Il faut donc mettre une stratégie de communication en place, valable pour toutes les équipes de projet et rendant les outils accessibles à tous.

Une mauvaise communication peut entraîner une déformation, un retard de l’information ou pire, une perte complète d’un savoir. Cette mauvaise communication peut alors être fatale pour un projet et fausser les directives et les résultats.

Certaines erreurs peuvent être attribuées au manque de communication ou à la documentation insuffisante sur les outils. Ces outils ne sont d’ailleurs pas toujours adaptés à des équipes géographiquement séparées. Le partage désordonné d’une information au sujet d’un projet, via par exemple les emails et les documents en pièce jointe, rendent très difficile la coopération entre les différents intervenants d’un projet. Le suivi sans interruption de la progression, des incidents et des processus devient quant à lui quasi-impossible. Pour parer à ces problèmes, les équipes de projets internationaux utilisent une plateforme de communication et de gestion de projet. Cette plateforme leur permet de rassembler les informations et de travailler dans des conditions assez proches des conditions « normales », c’est à dire de gestion d’un projet dans une ambiance de collaboration pour une équipe regroupée physiquement dans les mêmes bureaux.

Lors de la mise en place d’une stratégie de communication, il est recommandé d’examiner les points suivants :

La distance : Les projets multinationaux impliquent que les équipes et des intervenants soient géographiquement séparés. Le rapport personnel avec les collaborateurs devient alors quasi-inexistant. D’un point de vue stratégique, l’organisation de meetings réguliers tend à permettre une meilleure coopération entre les membres de l’équipe, et donc, une capacité de réaction plus rapide face aux changements et aux incidents. Rien n’est plus réel pour les responsables, les intervenants ou les membres de l’équipe que l’échange personnel les uns avec les autres. C’est pourquoi il est impératif de planifier des meetings en personne.

Langue : Normalement, les équipes globales travaillent dans un environnement multilingue. De plus les barrières linguistiques conduisent souvent à des informations tardives, fausses ou manquant de précision. Il est donc essentiel de définir une langue de communication générale.

Culture d’entreprise : Les équipes situées tout autour du globe peuvent avoir des styles de management et des manières de travailler très différentes. Il est donc important de communiquer sur ces différences culturelles. Cela permettra d’améliorer la productivité de toute l’équipe et pour les responsables et Stakeholders, de pouvoir avoir les bonnes attentes lorsque les problèmes surviennent.

Fuseaux horaires : Le travail au sein d’une équipe internationale impose que les activités se déroulent sur plusieurs fuseaux horaires. Les gestionnaires de projets doivent donc élaborer une stratégie prévoyant des réunions de pilotage régulières pour communiquer avec certains membres seulement d’une l’équipe de région. De cette manière, les objectifs seront communiqués dans chaque région. De plus, les représentants régionaux servent d’informateurs et peuvent faire remonter les informations aux responsables globaux.

Accès aux informations : Le fait d’assurer les accès de tous aux informations utiles pour une équipe internationale est plus complexe pour des projets trans-frontaliers. Il est si commun de passer au bureau d’un collègue pour poser une question ! Il faut donc penser à établir des processus précis, documenter les détails relatifs au projet et s’assurer que les informations importantes soient accessibles par tous. L’accès rapide aux informations importantes est primordial pour assurer la gestion efficace et le succès du projet.

On l’a vu, les projets se déroulant à l’échelle internationale sont soumis à des défis uniques en terme de communication et pour la prise de décision. Il est nécessaire pour les organisations d’envisager des solutions pour livrer les projets dans les temps et assurer la satisfaction des clients malgré la séparation géographique des équipes. La documentation et la communications se révèlent être des facteurs incontournables. Genius Project propose un outil permettant le partage de la documentation, l’archivage, l’annotation et les commentaires sur les documents. Le logiciel prend alors un rôle de connecteur et centralise les informations. Il n’y a plus besoin de demander la dernière version à des collègues qui ne répondront que demain. Les informations sont donc en de bonnes mains et le projet peut avancer, à n’importe quelle heure !

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