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Kai Krämer, consultant chez Genius Projet partage son expérience sur l’implémentation d’un logiciel de projet dans une entreprise.

Lorsque la décision de gérer les projets de manière uniformisée dans toute l’entreprise est prise, le premier obstacle est passé. Ce sera bientôt la fin du chaos. Les ressources pourront être planifiées et suivies au quotidien, les projets seront réalisés de manière standard et auront une structure précise, les informations seront sauvegardées et disponibles pour tous et enfin, le flot de courrier électronique sera réduit.

Un logiciel de gestion de projet adapté apportera des solutions aux problèmes de l’entreprise. Le logiciel sera même, dans le cas idéal, facilement configurable et s’adaptera aux processus de l’organisation, un critère important quand il s’agit de l’adoption par les utilisateurs. Pour que cette étape, si importante pour l’entreprise et pour les équipes de projet ne devienne pas un obstacle, nous vous donnons ici quelques recommandations :

• - Essayer de définir en équipe les fonctionnalités nécessaires et celles moins essentielles mais qui seraient utiles. Cela est très important car les solutions complètes offrent souvent des possibilités infinies de configuration et il faut mettre au point un modèle standard pour commencer.
   
• - La direction doit définir un plan précis des fonctionnalités du logiciel et programmer leur implémentation. Cette étape est essentielle. La collecte des informations entraîne souvent de nombreuses discussions sur les degrés de priorité des fonctionnalités du logiciel
   

• - Réfléchir dans le détail à l’implémentation des fonctionnalités. On dit souvent qu’il faut apprendre à marcher avant de courir. Il faut dans un premier temps installer les fonctionnalités les plus importantes pour que les équipes de projets puissent créer et gérer les projets. Dans un second temps, il faut élargir les accès aux autres services. La seconde phase se déroule avec votre conseiller qui apporte des modifications si besoin avant d’étendre les fonctionnalités et les accès. Le logiciel n’est déployé pour la direction qu’à la fin seulement.
   

• - Communiquer avec les équipes et pousser les collaborateurs et membres de l’équipe à diffuser l’information. Le déploiement d’un logiciel de gestion de projet devrait alléger le travail. En revanche, ce logiciel ne fera pas le travail et ne prendra pas les décisions.
   

• - Lors d’un workshop, le conseiller logiciel configurera les paramètres de base avec le gestionnaire d’application, une personne spécialisée et le décideur. Cette étape est rapide et facile. La difficulté repose plutôt dans la préparation : il faut bien regrouper et mettre à disposition les indicateurs, les critères et les tableaux utilisés dans l’entreprise pour pouvoir ensuite lancer les premiers tests par les chefs de projet.
  
   
• - La direction est de nouveau sollicitée à la fin. La direction se doit de promouvoir la mise en place de la solution dans toute l’entreprise. Il est humain de vouloir garder les anciennes méthodes. Il vous faudra communiquer sur la volonté d’adopter le nouveau produit. On observe souvent le gestionnaire d’application qui installe et configure seul le nouveau logiciel. Cette méthode est cependant vouée à l’échec car les différentes exigences et demandes de configuration du logiciel doivent être partagées. Il en résulte une perte de temps et des coûts élevés.
   
• - Préparer la session de collecte des informations à l’avance. Réunir les décideurs et les sponsors de la solution pour préparer les listes de fonctionnalités essentielles et celles qui seraient utiles aux différents services. Il faut aussi réfléchir à une introduction aux fonctionnalités en 3 étapes.
   

• - Enregistrer les tableaux des anciens projets pour pouvoir y accéder et les utiliser lors du workshop (avec un copier/coller). Il est essentiel de noter les caractéristiques et les critères retenus pour l’achat de la solution, de mettre en place une liste avec les données actuellement utilisées et d’assurer la mise à disposition de toutes ces informations.
   

Pour les workshops suivants, il n’est en général pas nécessaire qu’un décideur soit présent mais cela peut s’avérer utile. En outre, pour la direction, il est essentiel, tout au long de la mise en place du logiciel, de communiquer sur le projet et le déploiement pour augmenter les chances d’adoption.

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