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Amplifon France filiale du Groupe Amplifon, leader mondial de l’appareillage auditif, s’appuie sur la solution Bureau Virtuel RH (BVRH) d’ADP, l’un des principaux acteurs mondiaux sur le secteur des services d’externalisation et de gestion du capital humain, pour numériser, archiver et gérer l’ensemble de ses documents. Opérationnel depuis le mois de juin dernier, cette solution facilite radicalement la gestion et la recherche de tous les documents liés à la vie des salariés au sein du groupe. A terme le BVRH permettra de dégager entre 5 et 10% de temps de travail total des équipes RH pour leur permettre de se concentrer sur la gestion du capital humain de l’entreprise.

Le groupe Amplifon s’appuie aujourd’hui sur environ 700 collaborateurs répartis sur 390 centres, dans 70 départements, et poursuit sa croissance en France. Fin 2012, Amplifon opte pour le Bureau Virtuel RH d’ADP avec pour objectif de créer une interface unique de gestion de sa base documentaire RH en capitalisant sur les bénéfices du Cloud privé d’ADP.

« Ce projet s’inscrit dans la stratégie définie par le groupe qui souhaite accompagner son développement en s’appuyant notamment sur l’innovation, à commencer par le principe de dématérialisation » précise Laurent Gasquet, Directeur des Ressources Humaines d’Amplifon « Il ne faut pas oublier que la DRH est une fonction support au service du terrain qui se doit d’apporter un service de qualité à ses clients internes. Dans ce cadre, la mise en place d’un service comme le Bureau Virtuel RH est primordial. Elle permet de renforcer notre efficacité et notre réactivité face aux demandes émanant d’un collaborateur, tout en nous concentrant sur des fonctions plus essentielles dans le cadre de notre stratégie RH. »

Le Bureau Virtuel RH déployé par ADP au sein du groupe Amplifon est une solution de gestion documentaire permettant d’archiver dans le Cloud l’ensemble des documents RH d’une entreprise. Les responsables RH, tout comme les managers, peuvent ainsi classer, rechercher, accéder facilement et rapidement aux documents souhaités selon des critères de classement prédéfinis, depuis n’importe quel lieu connecté. Aujourd’hui, la DRH d’Amplifon dématérialise la totalité des documents liés à l’embauche des salariés et a déjà numérisé plus de 30% de sa base documentaire existante.

Dans le cadre de ce déploiement, Amplifon a souhaité personnaliser quelques procédures afin d’adapter la solution à ses besoins et à son organisation. Parmi les ajustements figurent notamment la personnalisation du plan de classement, un allongement des temps de déconnexion automatique, le stockage du dossier salarié 24h après son intégration dans le système de paie...

« Le Bureau Virtuel RH est d’ores et déjà devenu indispensable pour les 12 personnes auprès desquelles nous avons déployé ce service » explique David Teixeira, Responsable des Ressources Humaines chez Amplifon. « Chacune d’entre elles travaille maintenant avec deux écrans, dont un dédié au Bureau Virtuel RH. Pour nous, cette solution est devenue un véritable outil de travail et de gestion au quotidien que nous envisageons d’ouvrir prochainement aux responsables régionaux. »

« Nous ressentons vraiment les effets bénéfiques de ce service sur notre organisation RH » se réjouit Laurent Gasquet. « Cela se répercute sur la qualité de notre service bien sûr, mais aussi dans les retours que nous pouvons avoir en interne sur le caractère innovant de notre initiative. Avec le déploiement du BVRH, la DRH devient un moteur de la mise en œuvre des nouvelles technologies au sein d’Amplifon et d’autres pôles envisagent des dispositifs similaires de dématérialisation ! ».

Afin d’assurer le succès de ce déploiement, Amplifon a mis en place une véritable stratégie de conduite du changement au sein du groupe, menée par David Teixeira. « Nous avons dès le départ sensibilisé les équipes à l’occasion d’ateliers afin de les aider à appréhender la gestion documentaire dématérialisée et à les rassurer sur des questions clés comme la sécurité. Ces ateliers ont largement contribué à dissiper les réticences, assurer le succès du déploiement, et en faire un exemple pour d’autres départements. »

Amplifon envisage de poursuivre la modernisation de ses services RH avec ADP avec l’adoption éventuelle de l’offre Digiposte pour la dématérialisation des bulletins de paie ou du Bilan Social Individuel.

À propos d'ADP

Avec plus de 11 milliards de dollars de chiffre d’affaires et plus de 60 ans d’expérience, ADP® (NASDAQ : ADP - Automatic Data Processing) compte environ 620 000 clients dans plus de 125 pays. Figurant parmi les principaux acteurs mondiaux sur le secteur des services d’externalisation et de gestion du capital humain, ADP offre une large gamme de solutions intégrées en matière de ressources humaines, gestion de la paie, gestion des talents, gestion des temps et permet également à ses clients de se conformer aux évolutions réglementaires et législatives. Faciles d’utilisation, les solutions d’ADP offrent aux entreprises de toutes tailles un réel atout dans leur développement. ADP est également le principal fournisseur de solutions informatiques intégrées pour les concessionnaires de véhicules de loisirs, de véhicules utilitaires et d’équipements lourds. En France, le groupe compte 2 400 collaborateurs répartis sur 10 sites régionaux pour servir 12 140 clients représentant 2,5 millions de salariés.

www.adp.com

A propos d’Amplifon :

Coté sur le segment STAR et l’indice FTSE Italia Mid Cap de la bourse de Milan depuis juin 2001, le groupe Amplifon est le leader mondial de l’appareillage auditif, et met son expertise au service de la qualité de vie de ses clients. Créé en 1950, le groupe Amplifon, dont le siège est basé à Milan, dispose d’un réseau de plus de 3 200 points de vente qui emploient plus de 8 500 personnes dans 20 pays. En 2012, le groupe a réalisé un chiffre d’affaires de 846,6 millions d’euros. En France, le groupe dispose de près de 390 centres répartis sur près de 70 départements, et compte 700 personnes. En 2012, Amplifon France a réalisé un chiffre d’affaires de 98,3 millions d’euros.