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Digitaliser ?!

Encore ! C’est ce que vous pourriez vous dire à la lecture de ces quelques lignes. En effet, si vous surfez régulièrement sur le web et les réseaux sociaux, vous constaterez qu’il ne se passe pas une journée sans un article sur le sujet. Tout y passe : digitaliser la communication, digitaliser le point de vente, digitaliser la formation,  digitaliser le travail, etc.. bref, vous avez compris : si l’entreprise d’aujourd’hui veut exister : elle doit être digitale !

Au sein de  cette entreprise « numérique » réelle ou supposée, la Direction des Ressources Humaines ne peut évidemment pas y échapper. Elle doit même pour certain en prendre le pilotage, en être l’acteur principal afin d’accompagner et guider cette mutation digitale.

Digitaliser : quésako ?

Bienvenue dans le monde de la communication numérique : là aussi, la digitalisation est en marche. Ne parlez plus de NTIC (Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication), de la numérisation ou de la dématérialisation, soyez dans le vent, dites  «  Digitaliser ».

Les processus RH ?

Ils peuvent évidemment varier selon l’organisation de l’entreprise, son activité, sa taille mais globalement on parle d’activités liées à un ou plusieurs de ces thèmes :

- Gestion du recrutement

- Gestion des temps

- Gestion administrative du personnel

- Gestion de la paie

- Gestion de la formation

- Gestion des talents

- Pilotage de la Masse Salariale

- Reporting et outils décisionnels

Pourquoi ?

Les processus en question, nous venons de le voir, touchent en fait l’ensemble du personnel de l’entreprise. A un moment ou à un autre, chaque salarié doit se conformer (et parfois se confronter) au fonctionnement interne de la société. Et en France, si un domaine peut bien représenter la lourdeur administrative et la complexité des processus, c’est bien celui des Ressources Humaines.

Face à de nouvelles exigences des salariés, l’entreprise se doit d’évoluer et de suivre la mutation numérique de notre société. Il faut bien se rendre compte que derrière chaque employé, il y a aujourd’hui un utilisateur connecté. Que ce soit au travail ou à domicile, sur notre ordinateur ou notre Smartphone, il y  a toujours un consommateur qui sommeille en nous, la frontière entre vie privée et vie professionnelle est de plus en plus ténue.

Enfin et surtout, au-delà du bénéfice « utilisateur », c’est bien évidemment l’entreprise elle-même qui doit attendre un retour de cette digitalisation. Amélioration et gain de productivité. Fiabilisation des données et meilleure communication entre les services.

Augmentation de la réactivité et des remontées d’informations aux Managers et à la Direction Générale, automatisation des tableaux de bord, mise en place d’outils décisionnels..

L’un des premiers enjeux sera donc de faciliter, d’optimiser, et de simplifier ces processus en les transposant dans un univers de données informatisées. Le zéro papier n’est pas loin.

Comment ?

Que  le périmètre soit total ou partiel, la digitalisation des processus RH doit selon moi s’inscrire dans la mise en place d’un SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines).

Une gestion unitaire de chaque processus n’aurait pas de sens car au final, elle ne ferait que rendre le système plus complexe. Une vision globale est nécessaire et un temps d’analyse est donc obligatoire.

Clarifier et lister ses processus

Cela parait évident.. et pourtant, nombre d’entreprises n’ont pas conscience du nombre et de la quantité d’activités différentes, des acteurs mal ou peu identifiés, des compétences nécessaires ou supposées, des responsabilités clairement établies ou non, autant de questions qui ne se posent pas toujours dans le quotidien d’une entreprise. Mais qui deviennent cruciales dès lors que vous envisagez une dématérialisation.

Impliquer la direction, les managers…. et les salariés

La mise en place d’outil informatique est souvent vécue comme une perte de pouvoir des acteurs concernés. La digitalisation doit au contraire s’accompagner d’un minimum d’adhésion car le système parfait n’existe pas et par expérience, l’utilisateur lambda trouvera toujours un contournement auquel vous n’aviez pas pensé…

Etablir des objectifs partagés

Une remise en cause est nécessaire, avoir pour simple objectif une transposition de l’existant peut être source d’échec. Comment mesurer l’impact et la réussite de la digitalisation si vous ne prenez pas le temps d’établir des objectifs ? L’optimisation et les améliorations obtenues doivent pouvoir se mesurer autant du côté des salariés que de la Direction.

Face à cette transition numérique, toutes les entreprises ne sont évidemment pas égales et chaque société est un cas particulier. Mais que vous soyez dans l’industrie ou dans une start up, vos salariés sont de fait, des consommateurs numériques.

Par ailleurs, les jeunes « hyper connectés » d’aujourd’hui sont les employés de demain, les managers d’après-demain. A l’aune d’une « guerre des talents » souvent évoquée et redoutée, l’attractivité de l’entreprise passe aussi par l’amélioration de ses processus RH.

La digitalisation de l’entreprise est à mon sens inéluctable et le train est en marche… alors un dernier conseil : ne le laisser pas passer, montez dedans !

 
Cyril MINON
Consultant Expert SIRH
www.csirh-consulting.com