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bsoco: Qu'est ce que l'EPM ?

Raphael Ribordy: L'Enterprise Project Management (EPM), ou Gestion de Projet d'Entreprise, est un ensemble de procédures, de méthodes, de modèles et de règles qui permettent une gestion coordonnée de l'ensemble des projets d'une entité, en l'occurrence une société. Les acteurs de la gestion de projet en entreprise doivent partager les informations nécessaires pour atteindre des objectifs communs. Cela se traduira dans les faits par la mise en place de plusieurs éléments permettant à chacun, quelles que soient ses responsabilités, de prendre et donner de l'information selon un schéma prédéfini. Le but ultime étant que chaque participant (directions générales, direction des projets, chef de projet, membre de l'équipe de projet, parties-prenante) soit informé des nouvelles le concernant directement lors de l'exécution du projet.

Il faut identifier plusieurs éléments clés pour la mise en place d'une telle méthodologie :

- Centralisation des projets : permettre la saisie des données sur une plateforme ou un format identique, et générer des rapports consolidés à tous les niveaux de la hiérarchie.

- Gestion des ressources coordonnées : s'assurer de la disponibilité des membres de l'équipe de projet lorsque ceux-ci sont planifiés sur un ou plusieurs projets se déroulant simultanément.

- Gestion du portefeuille : organiser, en amont des projets à proprement parler avec une stratégie d'entreprise qui permettra d'exécuter ou non un ensemble de projet en fonction de critères de risques, de retour sur investissement ou de politique d'entreprise.

- Gestion de la collaboration : permettre un communication et une collaboration transversale parmi les acteurs des différents projets interdépendants, pour que leur exécution puisse être planifiée et réalisée de manière optimale.

- Gestion de l'information : fournir à chaque intervenant une vision claire de la situation actuelle, via des listes de tâches à exécuter, des rapports sur l'avancement des projets, des listes de bonnes pratiques ou un état financier d'un portefeuille de projets.

Il existe bien évidement d'autres axes sur lesquels un système EPM doit s'appuyer pour fournir in-fine le résultat attendu.

bsoco: Quelles sont les grandes tendances actuelles dans le domaine de la gestion de projets ?

Raphael Ribordy: Les grandes tendances peuvent se classifier comme cela :

- Méthodologie : en termes de méthodologie, on peut constater un nombre croissant de projets gérés de façon "Agile".

- Intégration : dans les projets informatiques, une importance particulière doit désormais être portée à la manière d'intégrer des données externes et de produire du contenu pour différents supports

- Rigueur : il est grandement recommandé de développer des modèles de projet pour ne pas réinventer la roue lors de chaque projet

- Ressource : l'analyse des disponibilités des équipes de projet, qui empêche trop souvent des projets de s'exécuter en temps et en heures.

- Information : la tendance est globale, mais elle se ressent également dans la gestion de projet : l'information doit être accessible en quelques clics pour aider à la prise de décision rapide et efficace.

bsoco: Quels sont les critères de succès ?

Raphael Ribordy: Ils sont liés tout d'abord à une analyse détaillée des besoins, puis à l'élaboration d'un plan d'actions réaliste, tant en termes de coûts que de temps. En étant clair dès le départ sur ce qui sera réalisé et ce qui ne pourra pas l'être, du moins dans une première phase, le chef de projet maintiendra un lien de confiance avec les parties-prenantes et le client final.

Durant la phase d'exécution, il est crucial de fournir les statuts d'avancement, pour permettre, en cas de problèmes ou retards inattendus, une correction immédiate du projet.

Finalement, il peut parfois s'avérer qu'un projet à première vue moyennement réussi, puisse sur le long terme devenir un moyen d'apprendre et d'améliorer les procédures existantes.

bsoco: Quelles sont les grandes difficultés rencontrées par les chefs de projets actuellement ?

Raphael Ribordy: Les chefs de projets font face à une problématique de gestion d'équipes décentralisées. Les utilisateurs sont toujours plus connectés mais souvent répartis sur plusieurs continents et fuseaux horaires, parfois même constamment sur le terrain.

Le chef de projet doit s’occuper de la communication de projet. Il doit trouver le juste milieu entre communiquer trop et pas assez. Pour cela, il faut mettre en place, pour chaque entité, une politique de communication, surtout sur les projets à forte visibilité.

Le chef de projet fait face au problème de la compétence. Il doit parfois devenir un expert dans des domaines financiers ou de gestion des risques, c’es pourquoi il est important de s'entourer d'une équipe de projet à qui il va déléguer certaines tâches.

Le chef de projet doit gérer les imprévus et savoir réagir au mieux lorsque le projet ne suit pas son plan. Il y a un réel besoin d'indicateurs permettant un redressement rapide.

Le chef de projet a besoin de soutien de la part de sa hiérarchie, il doit pouvoir compter sur l'implication de celle-ci dans les projets jugés sensibles et sur certains projets transversaux impactant plusieurs départements.

bsoco: Qu'est-ce qui différencie Genius Project des autres logiciels de gestion de projets ?

Raphael Ribordy: Je commencerai par l’adaptabilité. Genius Project est un moteur unique, qui permet de gérer des projets de type très différents, d'intégrer tant des procédures standards qu'une méthodologie faite-maison. Genius Project se différencie aussi par sa souplesse et peut être fourni en mode hébergé ou installé, avec un très grand choix d'option, notamment en ce qui concerne le support. Notre système bénéficie d’une expérience et de la connaissance de la gestion de projet. Genius Project est un logiciel complet et offre des fonctionnalités qui complètent avec la collaboration, la gestion documentaire ou la saisie des heures. Enfin, Genius Project s’intègre facilement avec l’API, l’intégration de données financières, l’exportation de données pour des analyses BI.

bsoco: Auriez-vous un conseil à partager pour réussir les projets ?

Raphael Ribordy: Il faut souvent découper les activités ou phases par module, en s'attachant à réussir chaque module séparément plutôt que de s'attaquer frontalement à un projet complexe. Je pense qu’il faut s'appuyer sur les connaissances acquises, qui permettent d'identifier des méthodes de travail menant vers le succès. Enfin, en analysant les projets qui se passent mal, on en tire des enseignements utiles pour le futur.

 bsoco : Merci pour vos réponses.

www.geniusproject.com