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Que vous les aimiez ou les détestiez, les réunions représentent une partie indispensable de la collaboration et dans la livraison des projets. Ces moments sont essentiels pour informer les collaborateurs, résoudre les problèmes et rassembler les équipes autour des projets.

Le problème, c’est que ces réunions sont souvent trop longues, peu de décisions sont prises, et rassemblent trop de personnes. Au final, on a plutôt l’impression d’avoir perdu du temps et de ne pas avoir reçu d’informations claires. Cela ralentie la progression des projets.

La bonne nouvelle, c’est que certaines méthodes existent pour rendre les réunions efficaces et productives. Voici nos astuces :

1. Identifier et communiquer clairement les objectifs

Cela peut paraître évident, mais il est étonnant de voir combien de personnes et d’entreprises passent à côté de ce point essentiel. La personne qui organise la réunion doit expliquer clairement les objectifs et les buts du meeting et les communiquer aux personnes qui assisteront à la réunion.

2. Sélectionner les participants

Un organisateur doit tout faire pour éviter aux collaborateurs de perdre du temps. Il faut donc vraiment réfléchir aux participants avant d’envoyer les invitations et ne sélectionner que les personnes qui vont contribuer à la réunion ou qui ont besoin des informations. Pour assurer une réunion vraiment efficace, il faut plutôt favoriser une réunion avec moins de participants.

3. Créer un agenda (et s’y tenir)

Prenez du temps pour planifier les thèmes qui seront discutés durant le meeting et définissez la durée de chaque discussion. Il est même conseillé d’envoyer l’agenda avant la réunion par email aux participants. Vous afficherez cet agenda pendant la réunion pour que chacun garde en tête les priorités. Il faut aussi rester intransigeant sur l’heure de début et de fin de la réunion pour montrer aux membres de l’équipe que l’agenda et leur temps sont respectés.

4. Prenez des notes pour le résumé

Pendant la réunion, vous chargerez une personne de prendre des notes sur ce qui a été discuté. Il faut rassembler les prochaines étapes et les responsables de chaque tâche. Il est important de pouvoir résumer les grandes lignes des discussions et de rassembler les décisions.

5. Envoyer un résumé et les actions à réaliser

Après la réunion, il faut convertir la discussion en actions à réaliser. Pour cela, il faut impérativement envoyer une communication en mentionnant spécifiquement les tâches avec les noms des personnes responsables. Ce genre de communiqué confirme les décisions valides et assure que les collaborateurs sont informés et responsabilisés. Si vous utilisez un outil de collaboration ou un logiciel de gestion de projet, vous pouvez aussi créer un document directement dans le logiciel et tagger avec les noms des personnes concernées pour leur indiquer leurs tâches.

6. Envisager les réunions debout

Pour les équipes de projets, et surtout pour les équipes ayant régulièrement besoin faire le point rapidement, une réunion debout de 15 minutes chaque jour est une bonne manière de commencer la journée. Ce moment permet d’échanger les actualités et d’assurer les mises à jours sur les statuts des projets.

Les réunions nécessitent un peu de préparation et d’organisation. Cela peut apparaître un peu contraignant au premier abord, mais ces petits conseils vous permettront de mettre en place des réunions détendues, efficaces et productives. Les projets avanceront mieux.

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