Dossier special
Digitaliser des processus RH, pourquoi ? Comment ?

La tendance générale va vers la dématérialisation totale des différents flux RH. Mais en réalité, c’est loin d’être le cas !

On a le sentiment qu'en matière de RH et particulièrement de paie, tout est déjà dématérialisé dans les entreprises, mais est-ce vraiment le cas ?

La tendance générale va vers la dématérialisation totale des différents flux RH. Mais en réalité, c’est loin d’être le cas !

Enormément d’entreprises sont encore frileuses de franchir le cap, notamment lorsqu’il s’agit du bulletin de paie. La raison ? « Nos salariés apprécient recevoir l’enveloppe papier» d’après les directions RH. Et pourtant, de récentes études ont montré que ces mêmes collaborateurs sont prêts à passer au tout numérique, à condition d’avoir une solution sécurisée et éprouvée.

Certains modules RH deviennent assez fréquents dans la gestion quotidienne de la relation salarié/entreprise, tels que les demandes d’absence, les notes de frais, les entretiens individuels, etc.

 

Quels sont les leviers d'accélération pour les entreprises en matière de digitalisation des processus RH ?

La gestion RH se doit d'être réactive et pratique pour optimiser au mieux la pérennité de l'entreprise. Avec les nouvelles technologies, la digitalisation des processus RH permet de gagner en efficacité et en rapidité, augmentant de manière significative la productivité des services internes. Par exemple : la gestion électronique des documents notamment lors des entretiens annuels permet une réduction colossale des coûts de production des documents quotidiens des gestionnaires RH.

La gestion demandes d’absence des salariés, ou bien encore du remboursement des notes de frais, suivent le même élan de modernisation numérique.

La digitalisation des processus RH séduit un grand nombre de décideurs RH : la réduction des coûts, l’accessibilité de la solution sur divers postes informatiques et d’appareils mobiles; la rapidité de déploiement sont autant de bénéfices apportés.

C’est sans conteste un gain de temps et de productivité qui servira le bénéfice d’autres activités annexes

Le monde de l'édition de logiciel est très largement porté par le mode SaaS et des produits uniques pour tous les clients mais est-ce la seule voie pour les entreprises clientes ? Ce principe de prêt à porté répond-il à toutes les entreprises ?

Dans le monde RH, c’est la simplicité d’utilisation des outils à disposition des utilisateurs qui plait ! Une solution type « prêt à porter » permet de rassurer les utilisateurs quant au cadre de gestion fournie. C’est sans aucun doute rassurant pour l’utilisateur de rentrer dans une méthodologie pouvant être adoptée par un grand nombre de gestionnaire.

Néanmoins, la force des « petits » éditeurs comme nous, c’est de rendre possible la personnalisation des outils livrés dans des temps records et pour des coûts raisonnables.

Nos utilisateurs peuvent donc obtenir une solution ayant un socle standard mais tenant compte des particularités de l’entreprise. Les utilisateurs sont donc pleinement satisfait et le retour sur investissement au rendez-vous.

 A partir de quelle taille d'entreprise faut-il se poser la question de la digitalisation des processus RH ?

Dans les différents dossiers clients que nous gérons, nous avons pu constater que la taille de l’entreprise et donc de l’effectif n’est pas le facteur le plus décisif. Bien souvent c’est un choix des directions : générale, informatique et RH. Les bénéfices apportés par la digitalisation des processus RH permettent d’intégrer nos solutions dans toute taille d’entreprise. Par exemple notre client ayant le plus faible effectif se compose d’une dizaine de collaborateurs, répartis sur le territoire national ainsi que quelques collaborateurs dans les Antilles.

Dans ce cas-là, la digitalisation permet notamment de mettre à disposition de l’ensemble des collaborateurs les mêmes informations, au même instant.

 

Quel est le plus gros flop que vous ayez vu en matière de projet de digitalisation RH et pour lequel vous alertez systématiquement vos clients ?

L’accompagnement dans le pilotage d’une conduite de changement !

Le changement d’outils informatiques sans accompagnement efficace reste sans conteste la cause principale d’un projet voué à l’échec.

Nous alertons donc les DRH et DSI, car si cette révolution globale des pratiques et usages au sein de l’entreprise est bien réelle de par la digitalisation, il n’en demeure pas moins qu’il est nécessaire de l’accompagner.

Cela passe par le pilotage d’une conduite de changement efficace pour l’ensemble des collaborateurs. Les DRH se doivent d’appréhender les changements et de les intégrer à l’ensemble des processus RH, pour accompagner au mieux l’entreprise dans sa transformation digitale.

Face à un public moins enclin à utiliser ces nouvelles technologies, il est nécessaire de faire tomber les craintes une à une. L’une des meilleures réponses est notamment la formation sur la prise en main et l’intérêt des outils. On ne peut en effet pas, au sein de l’entreprise, laisser une partie de la population sur le côté de la route.

Thibaut RAMON
Président – fondateur de TR DEVELOPPEMENT S.A.S.
www.trdeveloppement.com

 

 

Publi-reportage - 06/04/2016